NotebookLM im Einsatz: So wird Wissen wirklich nutzbar

Wissen ist der Schlüssel. Aber was, wenn der Schlüssel nicht mehr passt?

Bei der Online Marketing AG standen wir genau an diesem Punkt. Unsere Wissensbasis, über Jahre gewachsen und mit Sorgfalt gepflegt, war plötzlich nicht mehr der Türöffner, den unser schnelllebiges Geschäft braucht. Mit dem Wegfall unserer internen Kommunikationsplattform Meta Workplace mussten wir handeln. Statt auf ein weiteres Ablagesystem zu setzen, entschieden wir uns bewusst für NotebookLM und eine neue, KI-gestützte Form des Wissenstransfers.

Was das für uns bedeutet, warum wir NotebookLM gewählt haben, wie es unseren Alltag verändert und welche Learnings wir schon jetzt teilen können, erfahren Sie in diesem Beitrag.

NotebookLM ist ein von Google entwickeltes Tool, das künstliche Intelligenz nutzt, um Wissen aus verschiedenen Quellen in einem zentralen digitalen Notizbuch zusammenzuführen. Ziel ist es, Informationen im Unternehmen leichter zugänglich zu machen und den Wissenstransfer effizienter zu gestalten.

Im Unterschied zu klassischen Ablagesystemen kann NotebookLM Inhalte verstehen, Zusammenhänge erkennen und präzise Antworten auf Fragen geben. Es lässt sich nahtlos in bestehende Arbeitsumgebungen einbinden und an die individuellen Strukturen eines Unternehmens anpassen.

Mit dem Auslaufen von Meta Workplace standen wir vor einer entscheidenden Frage. Wie können wir das Wissen in unserer Agentur so abbilden, dass es für alle schnell und einfach zugänglich ist? Die Suche in Workplace war oft mühsam und die gewachsene Struktur unübersichtlich. Wir brauchten eine Lösung, die nicht nur speichert, sondern Inhalte intelligent verknüpft und leicht auffindbar macht.

NotebookLM überzeugte uns durch die nahtlose Integration in unsere bestehende Infrastruktur und die Möglichkeit, ein eigenes KI-gestütztes Wissenssystem ohne zusätzliche Kosten aufzubauen. Damit das Tool sein volles Potenzial entfalten kann, war es entscheidend, unsere Wissensbasis und Strukturen gezielt vorzubereiten. Unsere ersten Erfahrungen zeigen, wie wir das umgesetzt haben.

Mit dem Auslaufen von Workplace stand für uns fest: Unsere über Jahre gewachsene Wissensbasis musste auf den Prüfstand. Sie war unübersichtlich, enthielt doppelte Inhalte und erschwerte die Suche nach verlässlichen Informationen. Genau hier setzt NotebookLM an. Doch auch dieses Tool bringt eigene Anforderungen mit sich. Ganze Ordner können nicht direkt eingebunden werden und Inhalte wie Bilder ohne eingebetteten Text bleiben unberücksichtigt. Damit NotebookLM sein volles Potenzial entfalten kann, braucht es also eine saubere Datenbasis und klare Strukturen.

Wir haben die Gelegenheit genutzt, unsere Inhalte grundlegend zu bereinigen und zu konsolidieren. Ein eigens entwickeltes Script bündelt die Dokumente eines Ordners in einem zentralen Google-Dokument, das sich einfach mit NotebookLM verknüpfen lässt. So hat jedes Team eine eindeutige Quelle, die regelmässig gepflegt wird. Die Verantwortung dafür liegt bei den Teams selbst, während das Operations-Team die Qualitätssicherung koordiniert.

Um den Einstieg ins neue System zu erleichtern, ist eine kurze Einführungssession geplant. Sie soll praxisnah zeigen, wie NotebookLM im Alltag genutzt werden kann. Der Aufwand dafür ist überschaubar, da vergleichbare Tools bei uns bereits im Einsatz sind und die Mitarbeitenden mit solchen Anwendungen vertraut sind. 

Diese Vorarbeiten haben die Grundlage geschaffen, damit NotebookLM in unserem Arbeitsalltag echten Mehrwert bieten kann. Zwei Beispiele zeigen, wie das in der täglichen Zusammenarbeit aussehen könnte.

NotebookLM wird bei uns nicht einfach ein weiteres Tool im Hintergrund sein. Es soll ein aktiver Bestandteil unserer täglichen Arbeit werden. Das Ziel ist klar: Wir wollen den Wissenstransfer vereinfachen, Mitarbeitende entlasten und Abläufe beschleunigen. Wie das in der Praxis gelingt, zeigen zwei Beispiele aus unserem Alltag.

Das erste Beispiel stammt aus dem Marketing. Ein neues Teammitglied soll einen Beitrag für die Webseite verfassen. Früher hätte es dafür verschiedene Dokumente durchsuchen oder Kolleginnen und Kollegen befragen müssen. Heute öffnet es NotebookLM und fragt direkt, worauf es beim Wording achten soll. Das System liefert klare Hinweise, verweist auf die relevanten Guidelines und zeigt die entsprechenden Quellen. Auch den fertigen Entwurf kann das Teammitglied in NotebookLM prüfen lassen. Das Tool gleicht den Text mit unseren Vorgaben zur Corporate Communication ab und gibt Verbesserungsvorschläge. So wird der Beitrag nicht nur schneller fertig, sondern entspricht von Beginn an unseren Standards.

Ein weiteres Beispiel betrifft die Organisation im Team. Eine Mitarbeiterin geht in die Ferien. Statt sich durch mehrere Checklisten und interne Dokumente zu klicken, fragt sie NotebookLM einfach, was vor dem Urlaub zu erledigen ist. Das System liefert eine strukturierte Übersicht mit allen Punkten. Von der Abwesenheitsmeldung über den Ferienantrag bis zur Kundenübergabe sind alle Schritte aufgelistet und mit den entsprechenden Quellen verlinkt. Das sorgt für Klarheit und spart Zeit, sowohl für die Mitarbeiterin als auch für das Team.

Diese Beispiele zeigen, wie NotebookLM Wissen nicht nur speichert, sondern aktiv nutzbar macht. Besonders für Unternehmen, die mehrere Teams und komplexe Abläufe koordinieren, ist das ein entscheidender Vorteil. Prozesse werden transparenter, der Einarbeitungsaufwand sinkt und das Risiko von Fehlern oder vergessenen Aufgaben wird minimiert.
Was genau macht das Tool so leistungsfähig? Im nächsten Abschnitt werfen wir einen Blick auf die Funktionen, die NotebookLM von herkömmlichen Wissenslösungen unterscheiden.

NotebookLM überzeugt nicht nur durch künstliche Intelligenz, sondern vor allem durch die Art, wie es Wissen zugänglich und nutzbar macht. Das Tool bündelt Informationen aus unterschiedlichsten Quellen wie Google Docs, PDFs, Webseiten, Präsentationen oder Videos in einem zentralen Arbeitsbereich. So lassen sich Inhalte aus verschiedenen Formaten einfach verbinden und strukturieren.

Die KI analysiert diese Inhalte und liefert präzise Antworten auf Fragen, die den Kontext berücksichtigen. Das erleichtert es, Informationen schnell zu finden und sicher anzuwenden. NotebookLM erstellt auf Basis der Quellen hilfreiche Formate wie Briefings, Leitfäden oder Mindmaps. So wird aus einem 10-seitigen PDF im Handumdrehen eine FAQ-Liste. Inhalte lassen sich auf Wunsch auch als Audio-Übersicht zusammenfassen, was insbesondere für mobile Nutzung oder kurze Abstimmungen einen Mehrwert bietet.

Die Benutzeroberfläche ist klar gegliedert. Auf der linken Seite können die Datenquellen festgelegt werden, sodass Quellen bei einer Anfrage auch gezielt ausgenommen werden können. Auf der rechten Seite lassen sich spezifische Inhalte, bspw. Notizen oder URLs, hinzufügen. Zentral findet die Interaktion statt, ganz so, wie man es von der Arbeit mit ähnlichen Tools gewohnt ist. Für Unternehmen mit erweiterten Anforderungen steht eine Plus-Version zur Verfügung, die zusätzliche Funktionen wie Team-Notebooks, erweiterte Analyseoptionen und höhere Nutzungslimits bietet.

NotebookLM kombiniert intelligente Verarbeitung, flexible Strukturierung und vielfältige Ausgabeformate. So wird Wissen nicht nur gespeichert, sondern im Arbeitsalltag wirklich nutzbar gemacht.

Intelligente Funktionen allein machen noch kein starkes System. Erst wenn diese Funktionen die konkreten Ziele und Anforderungen eines Unternehmens unterstützen, entsteht echter Mehrwert. Wie sich dieser Mehrwert im Arbeitsalltag zeigt und wo Unternehmen besonders profitieren, lesen Sie im nächsten Abschnitt.

NotebookLM ist mehr als ein digitales Notizbuch. Es ist ein intelligentes Werkzeug, das Unternehmen dabei unterstützt, Wissen gezielt nutzbar zu machen und Prozesse zu vereinfachen. Statt Informationen mühsam aus verschiedenen Quellen zusammenzutragen, liefert NotebookLM kontextbasierte Antworten, die auf den geprüften Inhalten des Unternehmens beruhen. Das steigert die Effizienz und minimiert das Risiko von Fehlern oder Doppelspurigkeiten.

Für Unternehmen mit dynamischen Teams und komplexen Abläufen bietet NotebookLM eine flexible Lösung, die mit den Anforderungen mitwächst. Neue Inhalte, Begriffe oder Strukturen lassen sich jederzeit ergänzen, sodass die Wissensbasis stets aktuell bleibt. Die Integration in bestehende Tools erleichtert die Einführung und sorgt dafür, dass Mitarbeitende mit vertrauten Anwendungen arbeiten können.

Am Ende steht ein System, das nicht nur Wissen speichert, sondern zur Grundlage fundierter Entscheidungen wird. Unternehmen profitieren von klaren Abläufen, weniger Abstimmungsaufwand und einer spürbaren Entlastung im Alltag.

NotebookLM vertreiben wir nicht. Aber wir wissen, wie digitale Tools, klare Prozesse und smarte Marketingstrategien Unternehmen wirklich voranbringen. Sie wollen Ihre digitale Präsenz stärken, mehr Leads gewinnen oder einfach mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft haben? Dann lassen Sie uns reden. Am Telefon, per Video-Call oder bei einem Kaffee, wir sind bereit, wenn Sie es sind.